Comment créer des procédures administratives efficaces | Allô Adjointe
Quand on travaille seul ou qu'on dirige une petite entreprise, on développe rapidement nos propres façons de faire. On sait où trouver nos documents, comment répondre à certaines demandes, quand effectuer nos suivis et quelles étapes suivre pour accomplir une tâche.
Le problème? Souvent, toutes ces informations sont… dans notre tête.
Et tant que tout va bien, ça fonctionne.
Mais le jour où l'entreprise grandit, qu'un nouvel employé arrive, qu'on souhaite déléguer ou simplement qu'on manque de temps, cette façon de fonctionner peut rapidement devenir un casse-tête.
C'est là que les procédures prennent toute leur importance.
Des procédures administratives, ce n'est pas nécessairement compliqué
Quand on entend le mot « procédure », on imagine parfois un document de 25 pages que personne n'a envie de lire.
Pourtant, une bonne procédure peut être très simple.
Elle peut tenir sur une ou deux pages et expliquer clairement comment réaliser une tâche, dans quel ordre et avec quels outils.
Par exemple, une procédure peut expliquer comment :
accueillir un nouveau client;
créer un dossier;
préparer et envoyer une facture;
traiter une demande reçue par courriel;
effectuer un suivi auprès d'un client;
classer certains documents;
intégrer un nouvel employé.
L'objectif n'est pas de documenter chaque petit geste. Il s'agit plutôt de conserver les informations importantes pour que la tâche puisse être réalisée correctement et de façon constante.
Pourquoi prendre le temps de documenter ses méthodes?
Je sais ce qu'on peut penser : « Je n'ai déjà pas assez de temps, je ne vais certainement pas en perdre à écrire des procédures. »
Mais justement.
Une procédure demande un peu de temps aujourd'hui pour en économiser beaucoup plus tard.
Combien de fois répétons-nous les mêmes explications? Combien de fois cherchons-nous une information que nous étions pourtant certains d'avoir quelque part?
Lorsque les méthodes de travail sont documentées, les réponses sont beaucoup plus faciles à trouver.
C'est aussi la première étape pour déléguer
Pour moi, c'est probablement l'un des plus grands avantages.
Et je le comprends particulièrement bien parce que j'ai moi-même de la difficulté à déléguer.
Quand on a l'habitude de tout faire soi-même, confier une tâche à quelqu'un peut être inconfortable. On se demande si elle sera faite comme on le souhaite ou si on devra passer autant de temps à l'expliquer qu'à la faire nous-même.
Une procédure permet justement de réduire cette inquiétude.
Elle donne un cadre clair à la personne qui prend en charge la tâche, tout en nous permettant de conserver les méthodes et les standards importants pour notre entreprise.
Par où commencer?
Pas besoin de passer une semaine entière à documenter ton entreprise.
Commence par une seule tâche.
Choisis quelque chose que tu fais régulièrement et note les différentes étapes pendant que tu l'effectues.
Pose-toi quelques questions : Où dois-je aller? De quelles informations ai-je besoin? Quelles sont les étapes? Y a-t-il des erreurs à éviter? Que doit-on vérifier avant de considérer la tâche comme terminée?
Et voilà. Tu viens de créer la base de ta première procédure.
Tu pourras ensuite l'améliorer au fil du temps.
Le conseil de l'adjointe 💡
Commence par documenter les tâches que tu aimerais éventuellement déléguer.
Même si tu n'es pas encore prêt à les confier à quelqu'un, tes procédures seront déjà en place lorsque le moment viendra.
Et entre-temps, elles deviendront un excellent aide-mémoire pour toi et ton équipe.
Et si vous n'avez pas le temps de créer vos procédures?
C'est justement le genre de projet pour lequel Allô Adjointe peut intervenir.
Nous pouvons vous accompagner dans l'identification, la documentation et la structuration de vos processus administratifs afin de créer des procédures simples, claires et réellement utiles au quotidien.
Parce qu'une entreprise bien organisée ne devrait pas dépendre uniquement de ce que chacun garde dans sa tête.
Vous aimeriez mettre un peu d'ordre dans vos processus administratifs?
Communiquez avec Allô Adjointe pour discuter de vos besoins.
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