Combien vous coûte réellement une heure de tâches administratives?

Quand on dirige une entreprise, il est tentant de tout faire soi-même.

Après tout, répondre à quelques courriels, préparer une facture ou mettre un document en page ne semble pas particulièrement compliqué.

Alors pourquoi payer quelqu'un pour le faire?

La vraie question est peut-être plutôt celle-ci :

Combien vous coûte réellement le fait de le faire vous-même?

Une heure n'a pas toujours la même valeur

Imaginons un entrepreneur qui facture ses services 150 $ de l'heure.

Un mardi matin, il consacre deux heures à préparer des factures, organiser des documents, répondre à des courriels et effectuer quelques suivis.

Il n'a rien « dépensé ».

En apparence.

Mais ces deux heures auraient peut-être pu être consacrées à un client, au développement des affaires ou à un projet générateur de revenus.

C'est ce qu'on appelle le coût d'opportunité.

Et lorsqu'on est entrepreneur, il mérite qu'on s'y attarde.

« Mais je suis capable de le faire moi-même »

Absolument.

La question n'est pas toujours de savoir si vous pouvez faire une tâche.

C'est de savoir si vous devriez être la personne qui la fait.

Je suis parfaitement capable de nettoyer mes fenêtres moi-même. Ça ne veut pas nécessairement dire que c'est la meilleure utilisation de mon mardi après-midi.

C'est la même chose en affaires.

Un dirigeant peut certainement préparer ses factures, organiser ses fichiers, gérer son agenda et passer une heure à essayer de comprendre pourquoi la mise en page de son document Word vient encore de bouger toute seule.

Mais pendant ce temps, qui s'occupe de développer l'entreprise?

Le piège des « petites tâches »

Le plus trompeur avec l'administration, c'est que chaque tâche semble courte.

Dix minutes pour répondre à des courriels.

Quinze minutes pour envoyer une facture.

Cinq minutes pour retrouver un document.

Vingt minutes pour faire un suivi.

Encore dix minutes pour planifier une rencontre.

Ce n'est jamais énorme.

Mais additionnez tout ça pendant une semaine.

Puis pendant un mois.

On découvre rapidement que les « petites tâches » occupent finalement plusieurs heures.

Faites un petit exercice

Pendant une semaine, notez le temps que vous consacrez aux tâches administratives.

Pas besoin d'être extrêmement précis.

Notez simplement :

Administration : 25 minutes.

Courriels : 40 minutes.

Facturation : 1 heure.

Recherche de documents : 20 minutes.

À la fin de la semaine, additionnez le tout.

Le résultat pourrait vous surprendre.

Ensuite, posez-vous une deuxième question :

Qu'aurais-je pu accomplir avec ces heures?

C'est là que l'exercice devient intéressant.

Déléguer n'est pas automatiquement rentable

Et ça aussi, c'est important de le dire.

Tout ne mérite pas nécessairement d'être délégué.

Certaines tâches sont rapides, certaines nécessitent votre expertise et d'autres vous plaisent tout simplement.

Le but n'est pas de se débarrasser de toute son administration.

Le but est d'identifier les tâches qui prennent beaucoup de votre temps sans nécessiter réellement votre intervention.

C'est une nuance importante.

Le conseil de l'adjointe 💡

Lorsque vous effectuez une tâche administrative cette semaine, posez-vous cette question :

« Est-ce que cette tâche nécessite réellement mon expertise? »

Si la réponse est non et que cette tâche revient régulièrement, notez-la.

Après quelques semaines, vous aurez naturellement créé votre première liste de tâches à déléguer.

Acheter du temps plutôt que des heures

Faire appel à une adjointe virtuelle n'est pas simplement acheter quelques heures de travail administratif.

Vous achetez quelque chose de beaucoup plus intéressant : du temps dans votre propre horaire.

Du temps pour rencontrer un client.

Du temps pour développer un nouveau service.

Du temps pour travailler sur votre entreprise plutôt que constamment dans votre entreprise.

Ou, parfois, simplement du temps pour terminer votre journée à une heure raisonnable.

Chez Allô Adjointe!, c'est cette réflexion qui guide notre accompagnement. L'objectif n'est pas de prendre des tâches simplement pour les prendre, mais d'identifier celles qui peuvent réellement vous libérer du temps et améliorer le fonctionnement de votre entreprise.

Parce qu'en affaires, la ressource la plus difficile à récupérer n'est pas toujours l'argent.

C'est le temps.