Adjointe virtuelle ou employée : quoi choisir pour votre entreprise?

Votre administration commence à prendre de plus en plus de place.

Les courriels s’accumulent, les suivis aussi, la facturation doit être faite, les documents doivent être classés et votre liste de tâches semble mystérieusement s’allonger chaque fois que vous en rayez une.

Vous arrivez donc à cette conclusion : j’ai besoin d’aide.

Mais là arrive la deuxième question : est-ce que j’embauche une employée ou est-ce que je fais appel à une adjointe virtuelle?

Les deux options peuvent être excellentes. Tout dépend réellement de vos besoins, de votre volume de travail et de la façon dont vous souhaitez organiser votre entreprise.

Une employée : lorsque le besoin est constant

Embaucher une adjointe administrative peut être une excellente solution lorsque vous avez suffisamment de travail pour occuper une personne de façon régulière.

Elle fait partie de votre équipe, apprend votre entreprise en profondeur et peut être présente selon l’horaire établi.

Cette option peut particulièrement convenir lorsque vous avez besoin d’une présence quotidienne, que certaines tâches doivent être effectuées sur place ou que votre volume administratif justifie un poste permanent.

Mais une embauche vient également avec différentes responsabilités pour l’employeur : recrutement, intégration, gestion de la paie, vacances, avantages sociaux lorsqu’applicables, équipement et gestion quotidienne de la relation d’emploi.

Et parfois, ce n’est tout simplement pas ce dont une petite entreprise a besoin.

Une adjointe virtuelle : lorsque vous avez besoin d’aide, mais pas nécessairement d’une employée

C’est souvent ici que l’adjointe virtuelle devient intéressante.

Imaginez que vous avez environ 10 heures de tâches administratives à déléguer chaque semaine.

Pas 35.

Pas 40.

Dix.

Vous avez clairement besoin d’aide, mais créer un poste uniquement pour remplir ces quelques heures n’est peut-être pas la solution la plus logique.

Avec une adjointe virtuelle, vous pouvez plutôt obtenir du soutien en fonction du volume dont vous avez réellement besoin.

Et ça peut évoluer.

Vous avez besoin de quelques heures cette semaine? D’un soutien régulier chaque mois? D’aide pendant une période particulièrement occupée?

C’est cette flexibilité qui peut être intéressante pour une PME ou un entrepreneur.

« Mais une adjointe virtuelle travaille vraiment à distance? »

Oui. 😅

Et c’est justement le principe.

Courriels, facturation, documents, agenda, suivis clients, préparation de dossiers, tableaux de suivi, recherche, organisation documentaire…

Une grande partie du travail administratif peut aujourd’hui être effectuée à distance.

Avec les bons outils et une méthode de collaboration claire, votre adjointe n’a pas nécessairement besoin d’être assise dans le bureau à côté du vôtre pour savoir ce qui doit être fait.

Et côté coût?

C’est souvent ici qu’on compare uniquement les taux horaires.

Une personne voit par exemple le tarif d’une adjointe virtuelle et celui d’une employée et se dit :

« Ouin… l’adjointe virtuelle coûte plus cher de l’heure. »

Mais ce n’est pas exactement la même chose.

Pour comparer correctement les deux options, il faut regarder le coût global et la nature de la relation, pas seulement le taux horaire.

Une employée est rémunérée dans le cadre d’une relation d’emploi avec les obligations qui l’accompagnent.

Une adjointe virtuelle indépendante exploite sa propre entreprise et facture les services rendus selon l’entente conclue.

Autrement dit, comparer uniquement deux taux horaires peut donner une image incomplète.

Alors, laquelle choisir?

Voici la question que je poserais avant même de regarder les prix : de combien d’aide avez-vous réellement besoin?

Si vous avez besoin d’une personne présente quotidiennement, que vous avez un volume de travail stable et suffisamment de responsabilités pour occuper une ressource de façon continue, l’embauche pourrait être la meilleure solution.

Si vos besoins sont variables, spécialisés, ponctuels ou représentent seulement quelques heures par semaine, travailler avec une adjointe virtuelle peut offrir beaucoup plus de flexibilité.

Et parfois, la réponse peut même être… les deux.

Une entreprise peut avoir une équipe interne et faire appel à une adjointe virtuelle pendant une période plus occupée ou pour certains mandats spécifiques.

Le conseil de l’adjointe 💡

Avant de décider, faites quelque chose de très simple.

Pendant deux semaines, notez toutes les tâches que vous aimeriez confier à quelqu’un ainsi que le temps approximatif qu’elles représentent.

À la fin des deux semaines, regardez le résultat.

5 heures par semaine? 10 heures? 25 heures? Une présence quotidienne?

Vous aurez déjà une bien meilleure idée de la solution qui correspond réellement à votre entreprise.

Il n’y a pas de mauvaise réponse

L’objectif n’est pas de démontrer qu’une adjointe virtuelle est toujours préférable à une employée.

Ce serait faux.

L’objectif est de choisir une formule qui correspond à votre entreprise aujourd’hui.

Chez Allô Adjointe, nous offrons du soutien administratif à distance aux entrepreneurs, professionnels et PME qui souhaitent obtenir de l’aide sans nécessairement créer un poste permanent.

Et si votre entreprise grandit au point où vous avez finalement besoin d’une personne à temps plein?

Eh bien… c’est plutôt une bonne nouvelle. 😉